REGULAMENTO PARA
A PARTICIPAÇÃO DOS PATROCINIOS
A Comissão Organizadora do 2 º Congresso Internacional Saúde Materna e Infantil dos Açores,
saúda e agradece desde já a colaboração das Empresas e Instituições.
O patrocínio deverá ser, preferencialmente, monetário. A aceitação do
tipo de patrocínio será da inteira responsabilidade da comissão organizadora.
Solicitamos que as empresas que pretendem expor os seus produtos,
confirmem com antecedência com a Organização ou Secretariado do congresso, para
uma melhor organização dos espaços.
De acordo com o nosso Regulamento são critérios de prioridade na
atribuição de stands da Exposição Técnica:
Critérios de
Atribuição de Espaços:
1- Grau de patrocínio
2- Apoio dado ao congresso
3- A precocidade na resposta ao pedido de patrocínio
4- Situações não contempladas nos itens anteriores ficarão à consideração
da Comissão Organizadora
Exposição Técnica:
1- Local
- A Exposição Técnica terá o seu espaço no local onde irá decorrer o
congresso.
2- Aluguer de Espaços
Haverá diversas tipologias de espaço para
a exposição técnica:
- Roll-up – 200€
- Stand de 1m2 – 500€
- Stand de 3m2 – 1000€
Cada empresa poderá ter no stand o número
de delegados que entender, os quais terão obrigatoriamente de estar
identificados com nome e empresa.
Se as empresas pretenderem exclusividade
na sua área comercial deverão contatar a organização do congresso para esse
efeito e deverão proceder ao pagamento de 3x o valor do respetivo stand.
3- Publicidade
As empresas expositoras só poderão exibir
publicidade ou executar actividades promocionais dentro da área dos seus
stands, não podendo utilizar os corredores ou outras áreas de uso comum.
Todas as empresas que aluguem um stand
terão direito à divulgação do seu logotipo no site do congresso em local de
destaque, posters e respetivos panfletos.
Se alguma empresa pretender só a divulgação
da sua empresa no congresso, atraves de posters ou similar, terá de pagar 100€.
4- Circulação na área do Congresso
A circulação das pessoas na área do
Congresso e Exposição Técnica será exclusivamente reservada aos congressistas,
acompanhantes e expositores; todas as pessoas terão de estar devidamente
identificadas.
5- Som
O único som admitido nas áreas de
exposição é o som de máquinas ou equipamentos. Não obstante, a Organização
poderá limitar ou proibir qualquer tipo de som que considere excessivo.
Os Expositores que desejarem instalar
outro tipo de som para funcionamento contínuo deverão instalar o respetivo
equipamento de modo que não cause perturbações ao ambiente.
6- Responsabilidade Civil
Os expositores são os únicos responsáveis
por qualquer lesão sofrida pelos seus funcionários ou visitantes durante a
permanência no seu stand, bem como por danos a bens pessoais ou materiais de
qualquer natureza, causados por roubo, incêndio, raio, tempestade, explosão,
granizo, infiltrações de água, humidade, acidentes, desordem civil, sabotagem e
por outras causas, qualquer que seja sua origem e fonte.
Os expositores também são responsáveis por
lesões pessoais ocorridas dentro ou fora dos seus stands causadas pelos seus
funcionários e/ou danos a quaisquer bens materiais por eles utilizados ou sob a
sua responsabilidade.
7- Seguros
A Organização recomenda aos Expositores
que providenciem os seus próprios seguros específicos de Responsabilidade Civil
e que ofereçam cobertura suficiente aos riscos envolvidos durante a montagem,
realização e desmontagem do evento.
A ausência de apólices ou a ineficácia
destas na cobertura dos riscos acima implicará a responsabilidade total da
empresa expositora perante a Organização e a terceiros.
8- Limpeza
A organização responsabiliza-se pela
limpeza das áreas comuns e recolha de lixo.
Os expositores são responsáveis pela
limpeza de seus stands e concordam em:
- Manter os stands limpos durante o
horário de funcionamento da exposição;
- Executar operações gerais de limpeza dos
stands todos os dias,
- Colocar o lixo nas áreas comuns para serem
recolhidos,
A organização terá o direito de interditar
qualquer stand que a seu critério, não cumpra os itens acima descritos.
9- Durante a montagem
Os expositores são responsáveis pelo
transporte e deslocação das mercadorias dentro do Espaço de Exposição.
Não poderão ser obstruídos quaisquer
percursos de evacuação ou saídas de emergência, nem a sinalização de segurança
e meios de intervenção, tais como extintores e bocas-de-incêndio.
Não é permitido aos expositores a
aplicação de colas ou outros materiais fixantes que danifiquem o revestimento
de pavimentos, paredes ou tetos.
Nos elementos de construção de stands não
são permitidos matérias inflamáveis e/ou tóxicas.
Necessidades especiais de energia deverão
ser comunicado previamente a organização das Jornadas.
É da responsabilidade do expositor o
seguro contra roubo.
Com a finalidade de reforçar a segurança,
solicita-se que quaisquer materiais de valor sejam guardados pelo responsável
do stand na sua ausência.
10- No decorrer das Jornadas
É dever do expositor e/ou os seus
colaboradores autorizados:
- Circular no Congresso com identificação colocada sempre
em local visível.
- Contribuir para o sucesso da exposição
chegando com 15 minutos de antecedência em relação ao horário de abertura da
exposição ao público, com a finalidade de no momento da abertura o stand estar
organizado, iluminado e com os delegados posicionados.
- Na hora de encerramento da exposição não
deixar materiais pequenos e de valor sobre os balcões ou prateleiras. Estes
devem ser guardados em local seguro.
11- Durante a desmontagem
- Os expositores deverão retirar os
equipamentos portáteis (computadores, vídeos, TVs, equipamentos pequenos, etc).
- Recomendamos que, nessa etapa, fique
permanentemente um funcionário da empresa no stand até que todos os
equipamentos sejam retirados ou contratem um segurança exclusivo para o stand.
- Os expositores serão responsáveis pela
entrega das áreas ocupadas no seu estado original de conservação.
- Terminado o tempo de desmontagem,
perder-se-ão todos os direitos a reclamar perdas ou danos por materiais não
retirados dentro do prazo.
- O espaço da Exposição Técnica deve ser
deixado sem resíduos ou elementos utilizados na montagem do stand.
12- Pagamentos
O pagamento do aluguer da área da
exposição técnica deverá ser feito na íntegra até à realização do congresso.
Poderá ser efetuado até 15 de Março de 2013. Para tal contactar a comissão
organizadora:
CONTACTOS:
-Organização:
Endereço:
AFASMIL
Rua Cidade de Toronto, 1D
9500-168 Ponta Delgada
E-mail: 1congresso.smi.azores@gmail.com
Telemóvel: 967857469 (João Mendonça)
-Secretariado:
Endereço:
Grupo WOP
Rua do Brum, 44
9500-036 Ponta Delgada
Telefone: 296 209 430
Fax: 296 209 448
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